Leefgroepen, Ateliers en MAB

Deze modules bevatten tal van functionaliteiten die de dagdagelijkse werking van een leefgroep, atelier of team vereenvoudigen. Een centraal cliëntdossier met dagboek, registraties, handelingsplan en medische gegevens*, ... Een praktisch logboek, het registreren van aanwezigheden, het afvinken van medicatie in de checklist, het inplannen van afspraken op leefgroep of individueel bewoner-niveau, het opvolgen van taken, het rechtstreeks bestellen van maaltijden en andere levensmiddelen aan de centrale keuken*, het beheren van de financiën in het digitaal kas- en bankregister* en zoveel meer.

Kortom alle functionaliteiten nodig om uw groepen autonoom te laten werken, met rechtstreekse linken naar facturatie of als basis voor verdere rapportage. Binnen de module MAB (Mobiel Ambulante Begeleidingsteams) kunnen begeleidingen geregistreerd worden met mogelijkheid tot automatische synchronisatie in GIR (RTH, MFC, RTH/kortverblijf en Outreach)

* deze functionaliteit is afhankelijk van geactiveerde modules.

Medische dienst

ZorgOnline zorgt ervoor dat u medische gegevens van uw bewoners op een veilige manier kan beheren en delen met de bevoegde personen binnen de organisatie.
Het bijhouden van gegevens en documenten, opvolgen van medische afspraken, registraties, een individueel medicatie beheer en het veilig bestellen van medicatie met een mogelijkheid tot robot integratie naar de apotheek zijn een greep uit de functionaliteiten binnen de medische module.

Kas- en bankregister

Deze module is een uitbreiding binnen de module Leefgroepen - Ateliers - MAB waarin alle inkomsten en uitgaven op maandbasis binnen de groep geregistreerd kunnen worden.
Tevens kan men hier persoonlijke uitgaven op naam van een of meerdere bewoners registreren, met een rechtstreekse link naar de facturatie.

Aanmeldingen

Voor iedere nieuwe aanvraag kan een administratief aanmeldingsdossier opgesteld worden. Iedere aanmelding kan nadien verder opgevolgd worden door toewijziging aan individuele medewerkers en verschillende statussen, waarbij de historiek telkens raadpleegbaar is.
Van zodra een nieuwe aanmelding resulteert in de opname van een nieuwe bewoner kan deze eenvoudig overgezet worden naar een actieve bewoneraccount in de toepassing.

ZorgOnline Netwerk

Zorginstellingen kunnen het netwerk van een cliënt toegang geven tot ZorgOnline Netwerk. Zo kunnen ouders, familieleden, bewindvoerders, hulpverleners, ... inzage krijgen in bepaalde onderdelen van het dossier van de gekoppelde cliënt. Ook kan de factuur hier maandelijks digitaal ter beschikking worden gesteld.

Reservaties

Uw zorginstelling heeft tal van middelen ter beschikking van personeel en derden. Denk aan vergaderruimtes, voertuigen, IT materiaal en zo veel meer. De module reservaties zorgt voor een eenvoudig digitaal proces waarbij vrije middelen onmiddellijk gereserveerd of op vaste tijdstippen geblokkeerd kunnen worden.
Zo behouden gebruikers ten allen tijde een overzicht wie op welk moment een item in gebruik heeft.
Het doorrekenen van gereden kilometers per voertuig met rechtstreekse link naar de facturatie is hier eveneens voorzien.

Personeel & Planning en tijdsregistratie

Een uitgebreid dossier bijhouden voor alle personeelsleden en stagiairs, beheer van contracten, VTO en evaluaties, beheer van afwezigheden met link naar de planning, ... De module Personeel zorgt voor een eenvoudige opvolging en administratie.

De module Planning en tijdsregistratie biedt daarenboven de mogelijkheid om een complete planning op te stellen voor alle medewerkers, individueel en op groepsniveau.
Een digitale tikklok en het al dan niet goedkeuren van alle individuele aanvragen (planning, verlof, correctie, nachtonderbreking) dragen bij tot automatische bijwerking van planningsroosters en tellerstanden.
Op het einde van de maand kan via de automatische export - functie naar het sociaal secretariaat de verwerking van loon en woon-werkverkeer afgesloten worden.

Berichten en Interne communicatie

Een vlotte en eenvoudige communicatie is van cruciaal belang voor uw zorginstelling.

Bij activatie van de module Berichten beschikt iedere actieve medewerker over een eigen berichtenbox. De medewerker kan naar individuele collega's of volledige berichtgroepen communiceren.
De berichten zijn ook beschikbaar voor de communicatie tussen medewerkers en netwerk-accounts.
Via deze module kunnen ook automatische systeemberichten gegenereerd worden: goedkeuring van correctie- of verlofaanvragen, notificaties bij bepaalde registraties of dossierwijzigingen, extra meldingen bij belangrijke dagboekberichten voor specifieke ingestelde gebruikers, ... Dat is slechts een greep uit de mogelijkheden.

Naast de individuele berichten kan men via het hoofdscherm algemene organisatiegebonden communicatie opnemen in de nieuwsberichten, verjaardagen raadplegen, chatten via een forum.

Keuken

Bij het operationele beheer van een keuken komt er heel wat kijken. Denk aan menuplanning en het tijdig ontvangen van maaltijdbestellingen vanuit de groepen. Hierbij worden individuele voorkeuren van bewoners zoals diëten en portionering telkens mee in rekening genomen bij het berekenen van de hoeveelheden per groep.

Via het interne bestelsysteem kunnen leefgroepen bestellingen plaatsen voor de groep of voor individuele cliënten. Deze laatste kunnen op hun beurt rechtstreeks gelinkt worden aan de facturatie.

Lexicon

Omdat elke zorginstelling een overvloed aan informatie beheert, is het soms niet evident om de gezochte info snel terug te vinden. Het lexicon biedt de mogelijkheid om alle beschikbare documenten binnen de zorginstelling op een eenvoudige manier te structureren.
Deze kunnen achteraf aan de hand van een zoekterm, alfabetisch of via de aangemaakte boomstructuur geraadpleegd worden.

Technische dienst

Om de werking van de technische dienst te optimaliseren en op een eenvoudige manier herstellingsaanvragen in te dienen, kan er gebruik gemaakt worden van de module Technische Dienst.
Medewerkers TD krijgen een duidelijk overzicht van alle aanvragen, al dan niet na eerdere goedkeuring van een leidinggevende, waarna zij deze kunnen evalueren en inplannen. De aanvrager kan hierbij op elk moment de status van de eigen vraag opvolgen.

Contacten

Besteedt u ook zoveel tijd aan het up-to-date houden van de gegevens van al uw contacten voor een optimale communicatie? Vraagt u zich ook af of u alle en de juiste mensen voor een specifieke vorm van communicatie heeft aangeschreven?
De module Contacten biedt de mogelijkheid aan om met alle verzamelde gegevens aan de slag te gaan.
Via eigen beheerde distributielijsten waar types contacten vanuit de toepassing aan toegevoegd worden kan men verder lijsten, etiketten of labels genereren en afdrukken.

Administratie en facturatie

Voor elke bewoner kan een maandafrekening opgesteld worden.
Zo kan men de eigen kostenstructuur voor woon- en leefkosten (PVF) uitwerken door het definiëren van vaste of variabele kosten, al dan niet gelinkt aan aanwezigheids- of begeleidingsregistraties.
Voor bewoners met erkenning MFC (-21 en +21 jarigen) is de berekening van kindergeld/groeipakket, dagprijs (met eventuele aftopping) en bijdrage per maand op basis van de rekenregels voorzien.
Export naar het boekhoudpakket, Europese domiciliëringsopdrachten, attesten en uitgebreide rapportage-mogelijkheden zijn slechts een greep uit de overige mogelijkheden in de facturatiemodule. Binnen de module administratie zijn er verder verschillende rapporten voorzien, kan de GIR-koppeling geactiveerd worden en bestaat de mogelijkheid om IDO's op te stellen.

Strategie

Digitaliseer het strategisch beleidsplan van uw zorginstelling.
Binnen iedere strategische doelstelling kunnen beleidsopties en afdelingsbeleidsplannen opgesteld en opgevolgd worden.